Datenschutzhinweise
Entwurf – der verbindliche Text wird von der SAB Ruhr ergänzt.
Hier steht, welche Daten die SAB Academy von dir verarbeitet, wozu und wie lange. Wir nutzen sie, damit du dich anmelden, Schulungen buchen und Zertifikate erhalten kannst, nicht für Werbung.
Wer verantwortlich ist
SAB Ruhr [Rechtsform, Anschrift, vertretungsberechtigte Person]
Academy-Team der SAB Ruhr, E-Mail: info@sab.academy
Datenschutzbeauftragte:r
[Name oder Funktion und Kontakt der bzw. des Datenschutzbeauftragten der SAB Ruhr]
Seiten aufrufen
Damit eine Seite bei dir ankommt, muss der Server deine Anfrage verarbeiten. Die Schrift der Seite liegt auf unserem eigenen Server, dafür geht keine Anfrage an Google.
Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Angaben zu Browser und Gerät.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Seite auszuliefern und sicher zu betreiben.
Dauer: [Ob Server-Logs gespeichert werden und wie lange: Betrieb bestätigt]
Anmelden und angemeldet bleiben
Du meldest dich ohne Passwort an: Wir schicken dir einen sechsstelligen Code per E-Mail. Damit niemand massenhaft Codes anfordert oder durchprobiert, begrenzen wir die Versuche.
Daten: E-Mail-Adresse und Code (der Code nur als Hash, die Adresse im Klartext). Für jede Sitzung: IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Zeitpunkte. Für die Begrenzung: Zähler je E-Mail-Adresse und IP-Adresse, gespeichert als Hash, nicht im Klartext.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Login selbst, bei SAB-Beschäftigten zusätzlich siehe unten „Wenn du bei der SAB Ruhr arbeitest“. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für IP-Adresse, Gerätedaten und Begrenzung: Wir schützen Konten vor Missbrauch.
Dauer: Ein Code gilt 10 Minuten. Eine Sitzung läuft 30 Tage und verlängert sich, wenn du das Portal weiter nutzt; beim Abmelden endet sie sofort. [Frist für das Löschen abgelaufener Sitzungseinträge; zurzeit gibt es dafür keine feste Frist] Die Zähler werden nach Ablauf von zwei Tagen bei der nächsten Bereinigung entfernt.
Dein Konto
Interne Konten legt zurzeit das Academy-Team einzeln oder per Liste an; die Daten stammen dann von der SAB Ruhr. Sofern die Registrierung geöffnet ist, kannst du dein Konto auch selbst unter /registrieren anlegen. Ohne E-Mail-Adresse geht es nicht, weil der Login nur per Code läuft.
Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle, Kontostatus. Bei Internen außerdem die Tätigkeit. Bei Registrierung außerdem dein Arbeitgeber oder Träger, wenn du ihn angibst, und der Zeitpunkt, zu dem du diese Hinweise bestätigt hast.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir das Konto für die Nutzung des Portals brauchen.
Dauer: Solange das Konto besteht. Eine automatische Löschung gibt es noch nicht. [Löschfristen für Konten, auch nie bestätigte Registrierungen, legt die SAB Ruhr fest]
Abgleich mit mein.sab.ruhr
Wenn du bei der SAB Ruhr beschäftigt bist, legt mein.sab.ruhr dein Konto hier an und hält es aktuell. Übertragen werden nur: die dortige Benutzerkennung, Vor- und Nachname, die in mein.sab.ruhr hinterlegte E-Mail-Adresse, Beschäftigungsstatus und Beschäftigungsbeginn. Nicht übertragen werden etwa Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Religion oder Führungszeugnis. Endet deine Beschäftigung, wird dein Konto gesperrt und künftige Anmeldungen werden storniert; deine Zertifikate bleiben erhalten.
In die andere Richtung zeigt mein.sab.ruhr in deinem dortigen Profil deine aktuellen Anmeldungen und abgeschlossenen Schulungen mit Zertifikatsnummer. Sehen können das du selbst und Personen der SAB Ruhr, denen dort ausdrücklich das Recht dazu gegeben wurde. Die Angaben werden beim Aufruf abgefragt und in mein.sab.ruhr nicht gespeichert. Ob jemand nicht erschienen ist, wird nicht übermittelt. [Rechtsgrundlage und Kreis der Berechtigten prüft die bzw. der Datenschutzbeauftragte; Abstimmung mit dem Betriebsrat (§ 87 BetrVG)]
Buchung und Teilnahme
Damit du einen Platz bekommst und wir den Termin durchführen können.
Daten: Gebuchter Termin, Status (gebucht, Warteliste, abgemeldet, teilgenommen, nicht erschienen), Bestätigung der verbindlichen Teilnahme mit Zeitpunkt, wer gebucht, abgemeldet oder die Anwesenheit eingetragen hat und wann, verschickte Erinnerungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für SAB-Beschäftigte siehe unten „Wenn du bei der SAB Ruhr arbeitest“.
Dauer: Solange das Konto besteht; auch ein gesperrtes Konto behält seine Teilnahmehistorie. [Aufbewahrungsfristen für Buchungen und Anwesenheit, auch mit Blick auf Nachweispflichten gegenüber Kostenträgern]
Das Academy-Team sieht alle Buchungen und deine E-Mail-Adresse. Referent:innen sehen nur bei ihren eigenen Terminen Namen und Status der Teilnehmenden, keine E-Mail-Adressen, und können dafür eine Unterschriftenliste mit den Namen erzeugen. Solange ihr Termin geplant ist, können sie außerdem weitere Personen anmelden und sehen dafür die Namen aller internen Konten in einer Auswahlliste.
Eine Bezahlfunktion gibt es zurzeit nicht.
Zertifikate und öffentliche Prüfseite
Wenn du teilgenommen hast, kann dir die SAB Academy ein Teilnahmezertifikat ausstellen. Die Angaben werden beim Ausstellen festgeschrieben, das PDF entsteht bei jedem Abruf daraus.
Daten: Name, Kurstitel und Inhalte, Dauer, Datum und Ort, Zertifikatsnummer, Prüfcode, Ausstellungsdatum. Wird eine Teilnahme zurückgenommen, bleibt das Zertifikat als „widerrufen“ gespeichert, die Nummer bleibt vergeben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für das Ausstellen. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Prüfseite: Du und alle, denen du das Zertifikat zeigst, haben ein Interesse daran, seine Echtheit prüfen zu können.
Dauer: [Aufbewahrungsfrist für Zertifikate legt die SAB Ruhr fest]
Auf dem Zertifikat stehen ein QR-Code und eine Prüfadresse. Wer sie kennt, sieht ohne Anmeldung: Nummer, deinen Namen, Kurstitel, Datum, Dauer und Ausstellungsdatum. Bei einem widerrufenen Zertifikat erscheinen nur die Nummer und der Hinweis auf den Widerruf. Die Prüfseite ist für Suchmaschinen gesperrt. Gib Zertifikat und Link also nur weiter, wenn du das möchtest.
E-Mails
Wir schicken dir Mails, die zum Portal gehören: Login-Codes, Buchungsbestätigungen, Warteliste und Nachrücken, Abmeldungen, Absagen und Änderungen von Terminen sowie Erinnerungen eine Woche und einen Tag vorher, teils mit Kalendereintrag im Anhang. Werbung verschicken wir darüber nicht.
Daten: E-Mail-Adresse, Name, Betreff und Inhalt der Mail, also etwa der Login-Code, Kurs, Datum und Ort des Termins.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für SAB-Beschäftigte siehe unten „Wenn du bei der SAB Ruhr arbeitest“.
Dauer: Das Portal speichert verschickte Mails nicht. [Speicherdauer der Versanddaten bei Mailjet laut Konto und AVV der SAB]
Der Versand läuft über Mailjet. Klick- und Öffnungs-Tracking ist für diese Mails ausgeschaltet.
Wenn du bei der SAB Ruhr arbeitest
Dann verarbeitet deine Arbeitgeberin deine Daten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Schulung zu deinem Arbeitsverhältnis gehört, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben ist und nachgewiesen werden muss, und sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir wollen Schulungen organisieren und nachweisen können. [Zuordnung je Schulungsart und eine etwaige Betriebsvereinbarung bestätigt die SAB Ruhr]
Sicherungskopien
Die Datenbank wird täglich gesichert. Die Kopien sind verschlüsselt und werden nach 30 Tagen gelöscht. Auch gelöschte Daten können also bis zu 30 Tage in einer Sicherung liegen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir wollen nach einem Ausfall nichts verlieren.
Cookies
Diese Cookies setzt die SAB Academy, beide sind technisch notwendig. Andere Cookies setzen wir nicht.
| Name | Zweck | Laufzeit | Grundlage |
|---|---|---|---|
__Secure-better-auth.session_token | Hält dich nach dem Login angemeldet. | 30 Tage, verlängert sich bei Nutzung; endet beim Abmelden | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG |
sab_login_email | Merkt sich deine eingegebene E-Mail-Adresse für den Schritt der Code-Eingabe. Gilt nur für /login. | 15 Minuten; wird nach erfolgreichem Login gelöscht | § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG |
Analyse-Dienste
Wir setzen auf dieser Seite keine Analyse-Dienste ein.
Wer deine Daten außerdem erhält
- Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Server und Datenbank in Nürnberg, verschlüsselte Sicherungen in Helsinki (Finnland).
- kommune3 [genaue Firmierung und Anschrift]: technischer Betrieb des Portals.
- Mailjet (Sinch-Gruppe) [Vertragspartner laut Konto der SAB]: E-Mail-Versand.
Diese Stellen arbeiten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. [AVV-Stand je Dienstleister bestätigt die SAB Ruhr] Andere Stellen erhalten deine Daten nur, wenn ein Gesetz das verlangt.
Übermittlung in Länder außerhalb der EU
Unsere Datenbank und die Sicherungen liegen in der EU. Für den Mailversand: [Serverstandorte und etwaige Drittlandübermittlung laut Mailjet-Konto und AVV]
Deine Rechte
Dir stehen gegenüber der SAB Ruhr zu, jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen:
- Auskunft über deine Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, aus Gründen deiner besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Schreib dafür an info@sab.academy. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für die SAB Ruhr zuständigen: [Sitz der SAB Ruhr bestätigen. Falls NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de]
Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.